Zweck

Diese Seite ist eine Anleitung zur Erstellung der Meldedateien und der Abgabe der Abgabe an die AGES (BASG). Sollten keine Daten zu melden sein, zum Beispiel bei einer reinen Kleintierpraxis ohne meldepflichtige Tierarten, ist eine Leermeldung abzugeben. In diesem Fall gleich die Taste zur AGES Anmeldung klicken, die Auswertungen fallen dann weg.

Grundsätzliches: Abgegebene und angwendete Antibiotika sind in getrennten Dateien zu melden. Ein Haken bei angewendet berechnet also die angwendeten Antibiotika, wenn da kein Haken ist, dann sind im Ergebnis die abgegebenen Antibiotika.

Übersicht

1. Bei der AGES anmelden und den QR-Code für die Zwei-Faktoren-Authentifizierung besorgen.
2. Die aktuellen AGES-Medikamentendateien holen.
3. Die Meldedateien erstellen (Abgabe, Anwendung, ETGM).
• Je nach Typ, hat die erstellte Datei dann bestimmte Namen. Die enden mit der Jahreszahl und einer fortlaufenden Nummer, wenn mehrere Berechnungen gemacht wurden. Abgegeben wird dann immer die neueste Datei, also die mit der höchsten Nummer, auch erkennbar am Zeitpunkt der Erstellung.
• Eine Datei für die jährliche Pflichtmeldung der abgegebenen Antibiotika beginnt mit AbgabeMeldung.
• Eine Datei für die jährliche Pflichtmeldung der angewendeten Antibiotika beginnt mit AnwendungsMeldung.
• Eine Datei für die vierteljährliche freiwillige unterjährige Meldung (ETGM) die derzeit nur abgegebene Antibiotika enthält, beginnt mit AbgabeETGM.
4. Bei AGES eServices einsteigen.
5. Meldedateien hochladen und absenden.
6. Bestätigung ausdrucken.

Grundlagen

• Die Inhaber einer tierärztlichen Hausapotheke müssen alle an Nutztierhalter abgegebene und bei Behandlungen verwendete Antibiotika eines ganzen Jahres als eine einmalige Sammelmeldung im ersten Quartal des Folgejahres melden.
• Die Meldefrist endet also am 31. März des Folgejahres.
• Für Tierhalter, die keine LFBIS-Nummer haben, gibt es Ersatz-Nummern, die dann beim Tierhalter statt der LFBIS eingetragen werden.
• Abgegebene und angewendete Medikamente werden niemals zusammengezählt. Das sind immer separate Dateien.
• Diese Meldefunktion an die AGES wird auch für das erweiterte Tiergesundheitsmonitoring verwendet. Das betrifft Tierärzte, die unter Ihren TGD-Mitgliedern welche haben, denen sie eine Vereinbarung unterschrieben haben, die abgegebenen Antibiotika vierteljährlich zu melden. Diese TGD-Mitglieder nehmen am TGD-Programm 'erweitertes Tiergesundheitsmonitoring' (ETGM) teil.

Was wird benötigt?

1. Vor allem etwas Zeit. Je besser die Daten beisammen sind (vor allem die richtige Zulassungsnummer), desto schneller geht es.
2. Der Hauptrechner mit allen Behandlungen des benötigten Zeitraums.
3. Der Hauptrechner muss eine Internet-Verbindung haben.
4. Die neueste Version der Praxisverwaltung, mindestens 4. März 2026, oder jünger.
5. Die aktuellen Dateien von der AGES, also auf jeden Fall neu holen:
1. Menü: Einstellung - Optionen - Import/Export.
2. Auf die Taste 'Datei sofort abrufen' klicken.
• Dabei kann man oben beobachten, dass neben der normalen Datei, die wir schon immer haben, eine Ergänzungsdatei abgeholt wird, die die Sonderimport enthält.
3. Nach diesem Abruf das Praxisprogramm beenden und neu starten, um ganz sicher zu gehen, dass die Ergänzungsdatei eingelesen wird.
6. Für besondere Situationen gibt es in den Einstellungen des Fensters (drei Punkte rechts oben) einige Möglichkeiten. Normalerweise bleiben die unbearbeitet.
7. Gültige Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) des hausapothekenführenden Tierarztes zur Internet-Seite der AGES (BASG).
• Zugang bei der AGES beantragen, wenn er noch nicht existiert.
• Ohne einem Zugang bei der AGES können Sie die Meldung nicht abgeben.
• Registrieren Sie sich auf der Seite des Bundesamtes für Sicherheit im Gesundheitswesen. --> Hier Registrieren
• Auf dieser Seite finden Sie Hinweise zur Registrierung.
• In der Praxisverwaltung: Hier noch eine ältere Anleitung zur Vorbereitung.
8. Ein Gerät mit einem Authenticator und darauf angelegtem Konto von AGES eServices.
• Der dafür benötigte QR-Code wurde am 20. Juni 2024 jeder Tierarztpraxis zugesendet. Hier zu weiteren Informationen.

Erstellung der Meldedateien

1. Menü aufrufen: Umsatz - Medikamente - Antibiotika-Meldung.
2. Den Zeitraum einstellen über den die Mengen zu melden sind.
• Wird ETGM angekreuzt, stellt das Programm normalerweise den richtigen Zeitraum (beginnt immer am Jahresanfang und endet am Ende des neuesten abgeschlossenen Quartals) schon ein. Der ist nur zu korrigieren, wenn nicht im Folgequartal gemeldet wird. Falls korrigiert wird: ETGM-Meldungen beginnen immer am 1. Jänner des Jahres, egal bis wann der Zeitraum ist.
• Verwenden Sie für den Anfang einen kurzen Zeitraum von einigen Tagen, um die Auswertungsfunktion kennenzulernen.
• Der Meldezeitraum für die Pflichtmeldung beträgt das ganze vorige Kalenderjahr, also 01.01. bis 31.12.
• Derzeit gibt es drei Arten von Meldedateien:
• Wird kein Haken gesetzt (nicht bei Angewandt und auch nicht bei ETGM) werden die abgegebenen Antibiotika berechnet.
• Ein Haken bei Angewandt erstellt eine Meldedatei mit den angewendeten Antibiotika.
• Ein Haken bei ETGM erstellt eine Meldung der abgegebenen Antibiotika, aber nur von jenen Betrieben, die am ETGM teilnehmen.
• Die Teilnahme am ETGM (erweitertes Tiergesundheitsmonitoring) ist in den Stammdaten das landwirtschaftlichen Betriebes anzuhaken und zu speichern.
3. Die Taste 'Auswerten' klicken.
• Hier erscheint zuerst möglicherweise eine Hinweis oder eine Warnung, wenn etwas nicht zu passen scheint.
• Die Funktion beginnt zu arbeiten. Je nach Zeitraum und Menge der Daten kann das etwas dauern.
• In der oberen Liste läuft ein Protokoll ab.
• Die untere Liste füllt sich erst am Ende und enthält das Ergebnis, also den Inhalt der Meldedatei.
• In einem grünen Feld ganz oben steht dann der Dateiname jener Datei, die die Daten enthält.
• Der Dateiname beschreibt, worum es sich handelt, damit die Datei dann beim Abgeben identifiziert werden kann.
• Die drei Listen in der Mitte füllen sich möglicherweise mit Daten. Alles, was in diesen drei kleinen Listen steht, ist nicht in der Meldedatei, also dem Ergebnis, enthalten.
• Die Liste rechts enthält jene Betriebe, die nicht berücksichtigt werden konnten, weil die LFBIS-Nummer fehlt. Lösung:
1. Ein Doppelklick auf eine Zeile.
2. Es öffnet sich das Fenster mit den Stammdaten des Betriebes.
3. LFBIS-Nummer nachtragen.
• Für Tierhalter, die keine LFBIS-Nummer haben, gibt es Ersatz-Nummern, die dann beim Tierhalter statt der LFBIS eingetragen werden.
• X399361 für Halter mit Equiden
• X399388 für Halter von kleinen Wiederkäuern
• X399396 für Halter von Hausgeflügel
• X399418 für Halter von Farmwild
4. Speichern.


• Die Liste in der Mitte enthält Medikamente, die als Antibiotikum erkannt wurden, bei denen aber noch keine Meldemenge gespeichert ist. Lösung:
• Für die Einheit bei der Meldung gibt es nur drei Möglichkeiten: ml, g, Stk. (Milliliter, Gramm, Stück).
• In welcher Einheit das Antibiotikum gemeldet werden muss, gibt die AGES vor. Deshalb ist dieses Feld nicht veränderbar.
• Die Meldemenge ist also jene Zahl, die zu den eingestellten Daten Menge und Verpackungseinheit passt. Beispiele:
• Eine Packung mit 15 Stück Eutertuben ist meistens in Stück zu melden und hat dann die Menge 15.
• Wurde die Packungsgröße auf 1 Tube geändert, und auch der Preis angepasst, was ich übrigens nicht empfehle, dann ist auch die Meldemenge 1 Stück.
• Eine 100 ml Flasche die mit Packungsgröße 100 und Einheiten-Bez. ml drin steht, hat auch die Meldemenge 100 ml.
• Steht die 100 ml Flasche als Packungsgröße 1 und Einheiten-Bez Fl. (Flasche) drin, ist die Meldemenge auch 100 ml. Die eine Flasche wird also auf 100 ml zum Melden umgerechnet.
• 1 Dose Blauspray (als Packungsgröße 1 und Einheiten-Bez Dose) hat dann die Meldemenge z.B. 520 ml (ml ist vorgegeben, 520 ist die Meldemenge).
1. Ein Doppelklick auf eine Zeile.
2. Es öffnet sich das Fenster mit den Stammdaten des Antbiotikums.
3. Meldemenge nachtragen (das Feld ist meistens rot eingefärbt).
4. Speichern.


• Die Liste links enthält jene Medikamente, die keine Antibiotika sind oder nicht als solche erkannt wurden.
• Diese Liste muss kontrolliert und bearbeitet werden wenn dort Antibiotika enthalten sind, die für Nutziere verwendet wurden.
• Nicht erkennen kann das Programm Artikel dann, wenn gar keine Zulassungsnummer drin steht oder die Zulassungsnummer falsch ist.
• Wenn also in dieser Liste eine Zulassungsnummer neben der Artikelbezeichnung steht, dann ist die ganz sicher falsch oder nicht mehr in den AGES-Dateien vorhanden.
• Mit der richtigen Zulassungsnummer taucht ein Medikament in der Liste gar nicht auf. Entweder, weil es unten in der Meldedatei steht (Antibiotikum) oder weil das Programm anhand der Zulassung erkennen kann, dass dieses Medikament kein Antibiotikum ist.
• Ausnahmen sind nur mehr magistrale Mischungen von Richter-Pharma. Die bleiben unbearbeitet, weil sie nicht gemeldet werden können. Sie würden beim Abgeben eine Fehlermeldung auslösen.
• Weil die Ergänzungsdatei der AGES mit den Sonderimporten noch nicht ganz perfekt ist, könnte es sein, dass in dieser Liste noch der eine oder andere Sonderimport liegen bleiben muss, weil die Zulassungsnummer-Suchfunktion im Programm das Medikament nicht findet.
• Vorgangweise (Zulassungsnummer-Suchfunktion):
1. Ein Doppelklick auf die Zeile.
2. Es öffnet sich das Fenster mit den Stammdaten des Medikaments.
3. Entweder fehlt die Zulassungsnummer oder sie ist falsch (in diesem Fall ist die Zulassungsnummer rot hinterlegt).
4. In das leere Feld Zulassungsnummer (wenn was drin steht, vorher entfernen) einen Doppelklick machen.
5. Das Programm macht jetzt einige Vorschläge. Beim richtigen Medikament mit ja beantworten.
6. Meldemenge kontrollieren und/oder ergänzen.
7. Speichern.
4. Links unten die Taste 'Medikamente auswerten' klicken.
• Es öffnet sich eine Übersicht mit den Gesamtmengen pro Antibiotikum über den ganzen Zeitraum.
• Diese Liste bitte kontrollieren, ob die Mengen stimmen können.
5. Sollten die Mengen nicht plausibel sein, oder in der Ergebnis-Liste bei der Menge Zahlen mit Kommastellen vorkommen, ist meistens die Meldemenge beim Medikament nicht richtig eingestellt.
6. Sollte oben ein rotes Feld erscheinen mit dem Text 'Tierarten ohne Meldepflicht':
1. Auf das rote Feld Doppelklicken.
2. Es erscheint eine Liste mit den Tierarten, die nicht berücksichtigt wurden.
3. Wenn da meldepflichtige Nutztierarten drin stehen, muss diese Tierart als meldepflichtig im Programm eingetragen werden.
• Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn bei die Tierart von Patienten nicht korrekt bezeichnet wurde. Z.B. Schweine statt Schwein, oder Kuh statt Rind.
4. Das Menü: 'Definieren - Tierarten' öffnen.
5. In der Liste die falsch geschriebene Tierart Doppelklicken.
6. Unten einen Haken setzen bei Meldepflichtig bei Antibiotikameldung.
7. Darunter die Tierart auswählen. Also zum Beispiel bei Kuh: Rind. Oder bei Schweine: Schwein.
8. Speichern.
7. Wenn etwas an den Daten geändert wurde, wie oberhalb von hier beschrieben, ist eine neue Berechnung zu machen, also nochmal die 'Auswerten'-Taste klicken und die Listen dann kontrollieren.
8. Die ganze Prozedur dann mit der nächsten Art der Meldung wiederholen, wenn weitere notwendig sind.
• Die Meldungen für abgegebene Antibiotika und angewendete Antibiotika sowie für das ETGM, falls benötigt, sind drei getrennte Dateien.

Bei AGES e-Services einsteigen

1. Die Taste '--> AGES Anmeldung' klicken.
2. Es führt auf eine Seite im Internet wo Benutzername und Passwort eingegeben werden müssen.
3. Auf der nächsten Seite ist ein Einmal-Code einzugeben. Damit ist die 6-stellige Zahl gemeint, die der oben erwähnte Authenticator jede halbe Minute neu produziert.
4. Je nach Formatierung und Größe des Browser-Fensters sieht die nächste Seite so aus:

5. Den gelb markierten Bereich anklicken.
6. Auf der nächsten Seite ist die Art der Meldung auszuwählen.

7. Je nach Auswahl sind dann die Dateien für die Anwendung- und Abgabe von Antibiotika oder die-Datei (die Auswahl heißt hier: freiwillige unterjährige Meldung) einzutragen.
• Wenn es keine Daten zu melden gibt, kann dort für jeden Bereich 'Leermeldung' markiert werden.
• Die Dateien liegen immer in dem Ordner, wo das Praxisprogramm läuft und haben entsprechende Dateinamen, die den Inhalt beschreiben.
• Bei mehreren Dateien gleichen Typs, die werden produziert, wenn die Auswertung mehrfach gemacht wird, immer die Neuere nehmen, die mit der höheren Zahl.
8. Im nächsten Schritt werden dann die Daten hochgeladen.
• Bei diesem Hochladen werden Fehler erkannt und wenn welche gefunden werden, oberhalb der Liste angezeigt.
• Bei Fehlern die erste Spalte so sortieren, dass die Fehlermeldungen oben sind. Dann findet man leichter die falsche Betriebsnummer oder Zulassungsnummer.
• Im Falle von Fehlern kann die Datei zwar trotzdem abgegeben werden, empfehlenswert ist aber die Rückkehr zum Praxisprogramm, dort die Daten zu korrigieren und die betroffenen Dateien neu zu erstellen.
9. Am Ende dann unten die unscheinbar kleine Taste zum Absenden klicken.
10. Danach erscheint eine Bestätigung, die sollte man ausdrucken. Die kommt aber auch zeitgleich per E-Mail.

Fehlermeldungen und deren Ursachen

• Falsche Datei hochgeladen.

Dieses Bild zeigt, dass vor dem Hochladen "freiwillige unterjährige Meldung" ausgewählt wurde, die hochgeladene Datei aber hier nicht passt. Dateinamen für diese Art der Meldung (das ist die Meldung für das erweiterte Tiergesundheitsmeldung) beginnen mit AbgabeETGM. Also zum Beispiel. AbgabeETGM25013.xml
AbgabeMeldung25004.xml, wie sie im Bild zu sehen ist, ist eine Datei, die Daten für die gesetzliche Pflichtmeldung der abgegebenen Antibiotika enthält, die einmal im Jahr zu erstellen ist.

Beschreibung der Weiterentwicklung dieser Seite: