Diese Funktion ermöglicht die chargenbezogene Inventur. Futtermittel und andere Produkte können zwar aufgenommen werden, sind aber vom Auftrag des Gesetzgebers, die Inventur chargenbezogen zu machen, nicht betroffen.

1. Anhaken: 10% (Medikamente), Gleiche Chargen zusammenlegen, Inventur ohne Chargen ignorieren.
2. Alle anderen Haken weg.
3. Eventuell auf einzelne Medikamente filtern, wenn es insgesamt sehr viele sind, um zuerst mal nur einen Teil zu bearbeiten und die neuen Funktionen beobachten.
4. Auswerten.
5. In der Liste dann alle rot hinterlegen Bezeichnungen (jedes Medikament nur einmal) Doppelklicken um in den Stammdaten das fehlende Feld zu ergänzen.
6. Liste neu auswerten, so lange wiederholen, bis keine rot hinterlegten Bezeichnungen mehr da sind.
7. In der letzten Spalte die aktuell vorhandene Menge eintragen, wenn sie anders ist, als vorgeschlagen.
8. Mengen, die stimmen, mit einem Doppelklick auf dem Menge bestätigen.
9. Im Praxisprogramm bei der Eingabe von Anwendungen oder Abgaben immer die Charge eintragen/auswählen und die Anzeige ganz oben beachten, die zeigt, ob und wieviel von der Charge noch da sein müsste.

Zweck

• Auflistung aller eingekauften und verbrauchten Tierarzneimittel getrennt nach Chargennummern.
• Futtermittel (13% Mwst.) und andere Artikel (20% Mwst.) können hinzugefügt werden, sollten für eine Apothekenkontrolle aber abgeschaltet werden.
• Eintragung der tatsächlich gezählten Menge mit Protokollierung.
• Auch als nur stichprobenartige Inventur über 10 zufällig ausgewählte Medikamente pro Monat.

Voraussetzungen

• Praxisverwaltungsprogramm für Tierärzte.
• Zusatzprogramm Lagerverwaltung.

Aufruf dieses Fensters

• Im Lagerverwaltungsprogramm über das Menü Inventur:
• 10 Medikamente zufällig.
• chargenbezogen.
• Aus dem Praxisverwaltungsprogramm über die Korrigieren-Taste in den Medikament-Stammdaten.
• In diesem Fall ist keine Eingabe in die Suchen-Zeile notwendig, es wird sofort nach dem Medikament gesucht, von dem aus es aufgerufen wurde.

Einstellungen

• Beim Start aus dem Lagerprogramm wird dem Fenster die Information übergeben, nämlich ob es alle Medikamente zeigen soll, oder eine Auswahl aus 10 Medikamenten.
• Der Zeitpunkt der Inventur (die Zeit wird auf die Sekunde genau gezeigt und verwendet) kann geändert werden:
1. Doppelklick mit der linken Maustaste auf das Wort 'Zeitpunkt'.
2. Die Eingabezeile wird eingefärbt, die Uhr läuft nicht weiter, ein Kalender wird eingeblendet und damit kann jetzt das Datum geändert werden.
3. Mit Escape-Taste wird der Kalender ausgeblendet.
4. Dieser Zeitpunkt, der jetzt stehen bleibt, gilt für alle Eingaben im Bestand, die jetzt gemacht werden.
5. Falls nötig, kann mit einem weiteren Doppelklick auf das Wort 'Zeitpunkt' oder die Uhrzeit die Uhr wieder gestartet werden.
6. Durch das Einstellen des Zeitpunktes ist es möglich, die Liste auszudrucken, auf dem Papier die Mengen zu korrigieren und dann erst irgendwann später einzutippen.
• Die Begründung für die Änderung der Menge kann abgeschaltet werden.
• Wenn sie nicht gebraucht wird, ist die Bearbeitung der letzten Spalte, also mit dem Bestand pro Charge, viel einfacher.
• Die Berücksichtigung abgelaufener und verbrauchter Chargen kann eingeschaltet werden.
• Gleiche Chargen zusammenlegen: Diese Option versucht gleiche Chargennummer aus mehreren Stammdaten zusammenzufassen. Also wenn zum Beispiel ein Medikament als 100 ml angelegt ist, aber auch als 1 Flasche.
• Versteckte nicht zeigen: Damit können jene Produkte, die in den Medikament-Stammdaten mit 'verstecken' markiert sind, von vornherein aus der Auswertung ausgenommen werden.
• Das Fenster merkt sich auch den Text in der Zeile zum Suchen. Wenn das Fenster neu geöffnet wird, steht der letzte Text immer noch da.

Wichtige Tasten

• F1 ruft diese Seite auf.
• F3 druckt die ganze Liste im A4-Querformat.

Bedienung mit der Maus

• Ein Klick mit der rechten Maustaste über der Liste öffnet ein Kontextmenü mit Funktionen:
• Zeile bis zum Neuaufbau der Liste entfernen.
• Entfernt diese Zeile aus der Liste, ohne etwas an den Daten zu ändern. Kann verwendet werden, um Zeilen zu entfernen, die man auf der gedruckten Liste nicht haben will.
• Geschichte
• Öffnet ein Fenster mit der Geschichte dieser Charge seit der letzten Inventur.
• Eine Taste führt zur gesamten Geschichte, also auch vor der neuesten Inventur.
• In der Liste werden ganze Packungen in Stück umgerechnet und eine Spalte mit den noch vorhandenen Stück nach jeder Änderung gezeigt.
• In der Geschichte-Liste können Inventur-Einträge aus dem Datenbestand entfernt werden: Markieren und die Taste daneben klicken.
• Ein Doppelklick auf einen Verbrauch (abgerechnet oder unverrechnet) öffnet ein zusätzliches Fenster mit den Daten der gesamten Behandlung, wo das Produkt verwendet wurde.
• Stammdaten
• Öffnet das Stammdaten-Fenster zu diesem Artikel.
• Wichtig, um fehlende Daten zu ergänzen. Das ist dann notwendig, wenn das Feld mit der Bezeichnung des Medikaments rot hinterlegt ist.
• Die selbe Funktion (Öffnen der Stammdaten) hat ein Doppelklick auf die Bezeichnung.
• Liste drucken
• Druckt die Liste auf dem Drucker, der im Betriebssystem als Standarddrucker eingestellt ist.
• Liste als CSV
• Die Liste wird als CSV exportiert und dann sofort mit dem auf dem Rechner für CSV-Dateien zugeordneten Programm geöffnet. z.B. LibreOffice Calc oder Microsoft Excel.
• Liste als PDF am Desktop
• Die Liste wird als PDF erstellt, am Desktop abgelegt und sofort geöffnet.
• Inventur beenden
• Damit kann das Fenster geschlossen werden. Die selbe Funktion wie bei einem Klick auf das X rechts oben oder einem Doppelklick auf das linke obere Eck des Fensters.
• Ein Doppelklick mit der linken Maustaste auf den Bestand schreibt einen Inventur-Datensatz zum angezeigten Zeitpunkt mit der Menge, die im Feld steht.
• Ein Doppelklick auf eine Zeile in der Spalte Charge, wenn die Zelle leer ist, ermöglicht das Eingeben einer Charge mit Ablaufdatum und Menge. 01.02.2026 21:02
1. Es erscheint eine Liste, die auszufüllen ist mit allen Chargen zu diesem Medikament.
2. Wenn eine Menge eingetragen wird, dann ist auch die Charge und das Ablaufdatum einzutragen.
• Das Ablaufdatum darf nicht älter als ein Jahr sein.
3. Menge 0 (die Zahl wird dann entfernt) bedeutet, von dieser Charge ist nichts mehr da.
4. Mit der Taste zum Speichern wird die gesamte Liste gespeichert.
5. Escape-Taste kommt man aus dem Eingabeverfahren wieder heraus, ohne Daten zu speichern.
6. Nach dem Speichern wird die Liste neu aufgebaut.
• Die gerade eingegebene Charge ist dann in der Liste enthalten.
• Bei vielen Medikamenten, dauert der Neuaufbau der Liste. Daher ist es empfehlenswert, einzelne Medikamente zu bearbeiten, indem die Bezeichnung oben in die Suchfunktion eingegeben wird.

Auflisten der aktuellen Daten

1. Nach dem Aufruf werden der gesamte Datenbestand durchsucht, was etwas dauern kann, wenn die Suchfunktion nicht eingeschränkt wurde.
• Das gerade bearbeitete Medikament wird unten angezeigt.
• Bei diesem Vorgang werden auch einige Daten optimiert: Meldemengen, die ganz offensichtlich nicht richtig sind, werden korrigiert.
• Die Liste kann nur jene Chargen enthalten, die das Programm schon kennt.
• Wenn also nicht alle Einkäufe erfasst sind und bei Anwendung/Abgabe von der Tierarzneimittel die Chargennummer nicht immer erfasst wird, wird die Liste wahrscheinlich nicht vollständig sein.
2. Aufruf aus dem Lagerprogramm über das Menü 'Inventur - Inventur chargenbezogen' oder über 'Inventur - 10 Medikamente zufällig'.
3. Je nach Aufruf wird die entsprechende Liste aufgebaut, was je nach Größe des Datenbestands etwas dauern kann.
• Bei den 10 zufälligen Medikamenten werden keine Chargen aufgelistet, die bereits abgelaufen sind oder von denen nichts mehr vorhanden sein müsste.
4. Wenn die zweiten Spalte (Bezeichnung des Tierarzneimittels) rot hinterlegt ist, sind die Stammdaten unvollständig.
• Ein Doppelklick (oder Kontextmenü) führt zu den Stammdaten.
• Im Stammdaten-Fenster das rote Feld ausfüllen und speichern.
• Pro Medikamente ist das nur einmal notwendig, auch wenn nach der Stammdaten-Ergänzung die Liste in diesem Bereich weiter rot hinterlegt ist. Das wird erst bei einem Neuaufbau der Liste verändert.
• Es macht die Sache einfacher, wenn die Stammdaten zuerst alle ergänzt werden, bevor man mit dem Erfassen der tatsächlichen Mengen beginnt.

Eingeben von aktuellen Werten

1. Den Wert in der letzten Spalte ändern durch Hineinklicken, die richtige Zahl schreiben und dann die Eingabetaste klicken.
• Ohne Eingabetaste kann das Feld mit der Escape-Taste verlassen und der vorherige Wert wiederhergestellt werden.
• Ist die Option 'Begründung für die Änderung der Menge erfassen' aktiviert, öffnet sich jetzt ein Fenster, wo die Begründung eingegeben werden kann.
• Der Fokus steht im grünen Eingabebereich, wo der Text jetzt eingegeben werden kann. 06.01.2026 17:27
• Von dort kommt man mit Ja weiter zum Speichern, die Abbrechen-Taste stellt in der Liste den vorherigen Zustand her.
• Mit der Tabulator-Taste (falls man Tastatur-Eingabe bevorzugt), wird der Fokus auf die Ja-Taste gesetzt. Es geht also mit Tab + Enter ziemlich schnell.
2. Sind die Stammdaten unvollständig, öffnet sich das Fenster zum Ergänzen der Stammdaten.

Was wird protokolliert?

• Jede Speicherung einer Menge erzeugt einen maschinenlesbaren Eintrag (XML-Format) in der Protokolldatei des Tages, inklusive der Bemerkung, falls sie erfasst wurde.
• Daraus könnte man jeden einzelnen gemachten Eintragen nachträglich finden. Eventuell enstehen daraus später Listen, die die Kontrolle verbessern.
• Zusätzlich werden bestimmte Funktionen des Fensters protokolliert. Das sind die Positionen am Bildschirm oder welche Produkt-Stammdaten aufgerufen werden.
• Die Basis der Protokollierung ist eine Vorgabe der Finanzbehörde, dass jedes halbwegs komplexe Programm protokollieren muss, was es tut. Als 'DEP 131' (Datenerfassungsprotokoll nach dem §131 in der Bundesabgabenordnung) ist die Protokollierung auch Teil der Registrierkasse. Als Programmierer nutzt man diese Einträge vor allem um nachzuvollziehen, was gemacht wurde, wenn Fragen auftauchen.

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